Mogłoby się wydawać, że każdy przedsiębiorca rozumie, jak ważne jest zarówno podpisywanie umów, jak i weryfikowanie z kim zawierana jest umowa. Okazuje się jednak, że wielu przedsiębiorców nie poświęca zbyt wiele czasu na sprawdzenie poprawności oznaczenia kontrahenta.

SPIS TREŚCI

Sprawdziłam i napisałam już setki umów, a pierwszą rzeczą od jakiej zaczynam jest ustalenie, w jaki sposób powinny zostać oznaczone strony. Wbrew pozorom to najczęściej w tym aspekcie znajduję najwięcej błędów i niezrozumienia dla istotności zagadnienia. Jeśli pracujesz na wzorze umowy upewnienie się co do oznaczenia kontrahenta jest w zasadzie jedynym zadaniem i należy je wykonać skrupulatnie.

Ten wpis poświęcony jest aspektom formalnym tj. właściwemu oznaczeniu kontrahenta w umowie. Sprawa bagatelizowana, a mogąca mieć istotne znaczenie zarówno dla ważności umowy, jak i skuteczności egzekucji jej zapisów.

1. Jak sprawdzić dane kontrahenta, będącego przedsiębiorcą?

Niezbędne informacje o przedsiębiorcach możemy zweryfikować w ogólnodostępnych rejestrach:

1. Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą; znajdziemy tu również informacje czy przedsiębiorca jest wspólnikiem w spółce cywilnej,

2. Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) – dla przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółek prawa handlowego (spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne), jak również dla stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

2. Jak oznaczyć przedsiębiorcę jako stronę umowy?

2.1. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność

Najczęstszy błąd pojawiający się przy oznaczaniu jednoosobowego przedsiębiorcy to wskazywanie wyłącznie firmy (czyli nazwy) prowadzonej przez niego działalności, która do tego najczęściej nie jest przywołana w całości.

Taki przedsiębiorca powinien być wymieniony z imienia i nazwiska, ponieważ w tym wypadku zawieramy umowę z osobą fizyczną. Firma (nazwa przedsiębiorcy) powinna być podana w całości, zgodnie z danymi wskazanymi w CEIDG. Do tego należy wymienić dane identyfikujące tj. NIP i REGON.

Pisma procesowe lub orzeczenia dla przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej doręcza się na adres do doręczeń udostępniony w tej ewidencji, chyba że przedsiębiorca wskazał inny adres do doręczeń. Warto w umowie określić adres pod jakim działalność przedsiębiorcy jest prowadzona i gdzie odbiera on korespondencję.

Poniżej przykład jak oznaczyć jednoosobowego przedsiębiorcę w umowie:

……………………………………, prowadzącą/-ym działalność gospodarczą pod firmą: ………………………………… w ………………… przy ul. …………………………, wpisaną/-ym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej NIP: ………………………, REGON …………………, zwaną/-ym dalej „………….”

2.2. Spółka cywilna

Nazwanie spółki cywilnej „spółką” jest mylące. Spółka cywilna to umowa zawarta pomiędzy co najmniej dwoma podmiotami (najczęściej osobami fizycznymi), w wyniku której jednak nie powstaje osobny podmiot, z którym możliwe jest zawarcie umowy. Majątek spółki cywilnej jest przedmiotem współwłasności łącznej wspólników. To właśnie ze wspólnikami spółki cywilnej należy podpisać umowę (tj. najczęściej z przedsiębiorcami prowadzącymi jednoosobową działalność).

Poniżej przykład jak oznaczyć spółkę cywilną w umowie w sytuacji dwóch wspólników będących przedsiębiorcami prowadzącymi jednoosobową działalność, wpisanymi do CEIDG:

……………………………………, prowadzącą/-ym działalność gospodarczą pod firmą: ………………………………… w ………………… przy ul. …………………………, wpisaną/-ym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej NIP: ………………………, REGON …………………

oraz

tworzącymi spółkę cywilną (działającą na podstawie zawartej pomiędzy jej wspólnikami umowy spółki cywilnej nr ……….… z dn. ……….…… w .……………………………………….) pod firmą: …………………… z siedzibą w ……………………………… przy ul. ………………………………………………….., posiadającą REGON …………………..…. oraz NIP ….-….-….-…….;

zwanymi dalej „………….”

2.3. Spółki wpisane do KRS

Spółki prawa handlowego – zarówno osobowe (jawna, partnerska, komandytowa czy komandytowo-akcyjna), jak i kapitałowe (z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna) – powinny być oznaczane w podobny sposób w umowach tj. poprzez wskazanie firmy (nazwy) spółki, siedziby, sądu rejestracji oraz danych identyfikujących (KRS, NIP, REGON). Dodatkowo dla spółek kapitałowych powinna zostać wskazana wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki akcyjnej również informacja o wysokość kapitału wpłaconego.

Największe różnice będą się ujawniać na etapie wskazywania podmiotów reprezentujących spółkę, o czym więcej w dalszej części wpisu.

Poniżej przykład jak oznaczyć spółkę wpisaną do KRS w umowie:

…………………………………… z siedzibą w …………………….. przy ul. ……………………………., której akta przechowywane są w Sądzie Rejonowym ………………………………………… Wydział ….. Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS ………………………., NIP: ………………………, REGON …………………, kapitał zakładowy spółki ………………………… zł,

reprezentowaną przez:

…………………………………… – …………………………..

zwaną dalej „…………….”

3. Kto powinien podpisać się pod umową?

W każdej sytuacji umowa powinna zawierać podpisy osoby lub osób uprawnionych do jej zawarcia. Kontrahent, w zależności od formy w jakiem prowadzi działalność gospodarczą może działać osobiście lub za pośrednictwem organu reprezentującego.

Dopuszczalne jest również zawieranie umowy za pośrednictwem prokurenta lub pełnomocnika. Przy zachowaniu pewnych warunków taka umowa będzie traktowana identycznie, jak gdyby została podpisana przez przedsiębiorcę samodzielnie.

3.1. Przedsiębiorca osobiście, wspólnik albo organ reprezentujący spółkę

3.1.1. Przedsiębiorca prowadzący działalność jednoosobowo lub w spółce cywilnej

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą co do zasady podpisuje się samodzielnie pod zawieranymi umowami. Nie ma nawet konieczności oznaczania w komparycji umowy (przy oznaczaniu stron), że reprezentuje on swoje przedsiębiorstwo jako „właściciel” (co jest często spotykane we wzorach umów).

W spółkach cywilnych pod umową podpisy powinni złożyć wspólnicy spółki. Każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw (odmiennie stanowić może umowa spółki lub uchwała wspólników).

3.1.2. Spółka jawna

W spółce jawnej każdy wspólnik ma prawo reprezentować spółkę, a prawo wspólnika do reprezentowania spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki.

Umowa spółki jawnej może jednak modyfikować zasady reprezentacji, wprowadzając zasadę reprezentacji łącznej, uprawniając wspólnika do reprezentowania spółki tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem Każdorazowo należy sprawdzić ustalony w danej spółce sposób reprezentacji w KRS.

3.1.2. Spółka partnerska

Prawo reprezentowania spółki partnerskiej ma każdy partner, chyba że umowa spółki wprowadza inny sposób reprezentacji – na przykład reprezentację przez partnera łącznie z innym partnerem lub prokurentem. Umowa spółki może również przewidywać powierzenie prowadzenia spraw i reprezentowanie spółki zarządowi. Każdorazowo należy sprawdzić ustalony w danej spółce sposób reprezentacji w KRS.

3.1.2. Spółka komandytowo oraz komandytowo - akcyjna

Zarówno spółkę komandytową, jak i komandytowo-akcyjną reprezentują komplementariusze.

Prawo reprezentacji przysługuje każdemu komplementariuszowi, a jedynie umowa może stanowić, że jest on uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym komplementariuszem lub prokurentem.

W przypadku spółek komandytowych bardzo często komplementariuszem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. W komparycji umowy (przy oznaczaniu stron) należy więc oznaczyć spółkę z o.o. jako reprezentanta, a pod umową powinna się podpisać osoba lub osoby uprawnione do reprezentacji spółki z o.o. zgodnie z ustalonymi w tej spółce zasadami.

3.1.2. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjna

Spółki kapitałowe reprezentowane są przez Zarząd.

Co istotne, należy każdorazowo sprawdzić w Krajowym Rejestrze Sądowym w jaki sposób ustalono sposób reprezentacji tj. kto może skutecznie składać oświadczenia w imieniu spółki. Konfiguracji jest wiele np. Prezes Zarządu osobiście, kilku członków zarządu łącznie albo członek zarządu i prokurent łącznie. Dopuszczalne jest również wprowadzenie różnych zasad reprezentacji w zależności od rodzaju i przedmiotu umowy np. inne zasady reprezentacji dla umów o określonej wartości.

3.2. Prokurent

Prokurent to szczególnego rodzaju pełnomocnik przedsiębiorstwa, który posiada szerokie uprawnienia – jako prokurent samoistny może samodzielnie podejmować wszelkie czynności sądowe i pozasądowe, które dotyczą prowadzenia przedsiębiorstwa. Mowa tu o każdej czynności, która w jakikolwiek sposób jest związana z działalnością przedsiębiorcy np. reprezentowanie przed sądami i urzędami, zawieranie umów (sprzedaży, najmu, zaciąganie kredytów i pożyczek, umów o pracę itp.). Działanie prokurenta nie zastępuje ani nie ogranicza osobistego działania przedsiębiorcy.

Prokura może być ponadto udzielona kilku osobom łącznie (prokura łączna). Możliwe jest również powołanie prokury, która obejmować będzie umocowanie także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej.

Uprawnienia prokurenta są szerokie, natomiast nie może on samodzielnie:

– zbyć przedsiębiorstwa,

– oddać przedsiębiorstwa do czasowego korzystania,

– zbyć lub obciążyć nieruchomości.

Prokurenta powołać mogą zarówno przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, jak i spółki wpisane do KRS.

Uprawnienia prokurenta nie mogą być modyfikowane, dlatego dla określenia czy dana osoba może działać jako prokurent przedsiębiorcy wystarczy sprawdzenie czy w takim charakterze wpisano daną osobę do CEIDG lub KRS.

3.3. Pełnomocnik

Możliwe jest również ustanowienie pełnomocnika, który będzie reprezentował przedsiębiorcę w sprawach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zakres pełnomocnictwa zależy od treści dokumentu pełnomocnictwa. Możliwe jest udzielenie pełnomocnictwa ogólnego (do czynności tzw. zwykłego zarządu) lub rodzajowego (określającego rodzaj czynności, do których uprawniony jest pełnomocnik).

Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.

Biorąc pod uwagę bezpieczeństwo obrotu zawsze rekomenduję nie tylko weryfikowanie dokumentu pełnomocnictwa kontrahenta przed zawarciem umowy, ale również dodawanie go jako załącznik do umowy.

4. Uwagi końcowe

Sprawdzanie danych kontrahenta, z którym zawieramy umowę jest kluczowe dla bezpieczeństwa i stabilności każdej działalności gospodarczej. Dokładne weryfikowanie poprawności oznaczenia jednoosobowego przedsiębiorcy czy spółki niesie ze sobą liczne korzyści i pozwala unikać potencjalnych problemów.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej świadczonej w indywidualnej sprawie i w zależności od okoliczności faktycznych danej sprawy może być ona różnie interpretowana. Niniejszy artykuł został sporządzony wg stanu prawnego na dzień 29 lipca 2024 r., po tym czasie stan prawny mógł ulec zmianie.

Jeśli potrzebujesz porady prawnej w konkretnej sprawie skontaktuj się ze mną. Możliwe jest również objęcie Twojej działalności stałą obsługą prawną. Po więcej szczegółów zapraszam do kontaktu: https://www.rzeznicka.pl/kontakt/

Adwokat Karolina Rzeźnicka

Od ponad 10 lat świadczę pomoc prawną na rzecz osób fizycznych i prawnych, przedsiębiorców oraz jednostek samorządu terytorialnego. Specjalizuję się w sprawach z zakresu prawa własności intelektualnej, w tym prawa autorskiego oraz prawie nieruchomości. Prowadzę postępowania sądowe, administracyjne, przygotowuję oraz weryfikuję umowy.

[#1] KAŻDY PRZEDSIĘBIORCA POWINIEN… upewnić się z kim zawiera umowę