Umowa o prace projektowe powinna być zawierana zarówno przed wykonaniem projektu domu jednorodzinnego, jak i hotelu, hali produkcyjnej czy obiektu liniowego takiego jak autostrada. W zależności od wielkości i skomplikowania projektowanego obiektu zazwyczaj zwiększa się zakres szczegółowości zawieranej umowy. Pewne jednak zasady będą miały zastosowanie zarówno do małych, jak i dużych inwestycji.
1. CZY Z PROJEKTANTEM TRZEBA PODPISAĆ UMOWĘ W FORMIE PISEMNEJ?
Umowa o prace projektowe nie wymaga dla swojej ważności konkretnej formy. Oznacza to, że ustne ustalenia pomiędzy Tobą a projektantem lub uzgodnienie najważniejszych zagadnień w formie elektronicznej (np. wymiana maili) będą wiążące. Pomiędzy stronami dojdzie do nawiązania umowy o ile będzie możliwe wykazanie, że doszły one do zgody w najważniejszych kwestiach istotnych dla umowy m.in. ustalono czego dotyczyć mają prace projektowe oraz jakie wynagrodzenie przysługiwać będzie projektantowi.
2. CZY WARTO ZAWRZEĆ UMOWĘ O PRACE PROJEKTOWE W FORMIE PISEMNEJ?
Zdecydowanie polecam, aby ustalenia stron umowy o prace projektowe przybrały formę pisemną. W sytuacji sporu zawsze będzie można odwołać się do spisanych ustaleń, co pozwoli w łatwy sposób udowodnić zarówno fakt, że doszło do zawarcia umowy, jak i to, jakie ustalenia strony poczyniły (tj. do czego się zobowiązały, za jakie wynagrodzenie, w jakim terminie i jaka jest odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy).
Dobre przygotowanie umowy o prace projektowe nie jest rzeczą prostą. Skorzystanie z prostego wzoru również nie zawsze gwarantuje nam właściwe zabezpieczenie naszych interesów. Należy bowiem pamiętać, że obowiązuje w tym wypadku tzw. zasada swobody umów. Oznacza to, że strony mogą uregulować wzajemne prawa i obowiązki w sposób swobodny. Nie oznacza to jednak, że umowa może posiadać dowolną treść. Ogólne ramy wyznaczają przepisy prawa powszechnie obowiązującego czy zasady współżycia społecznego. Dlatego niektóre klauzule, pomimo ich zapisania w umowie mogą być uznane za nieważne. Należy również pamiętać, że jeśli jakiś zakres nie zostanie uregulowany w umowie pisemnej często będziemy mogli wprost zastosować przepisy np. kodeksu cywilnego – chociażby w zakresie odpowiedzialności stron za niewykonanie czy nienależyte wykonanie umowy.
3. CHARAKTER UMOWY O PRACE PROJEKTOWE
Ani kodeks cywilny ani inna ustawa nie zawiera wprost regulacji dotyczących umowy o prace projektowe. W takiej sytuacji należy stosować przepisy umowy najbardziej zbliżonej do umowy nieuregulowanej. W przypadku umowy o prace projektowe stosować należy przepisy dotyczące umowy o dzieło.
Zawierając umowę nie zawsze zastanawiamy się nad charakterem prawnym i przepisami, które mają zastosowanie do danego typu umowy. Jakie znaczenie wobec tego ma fakt, że umowa o prace projektowe to szczególny rodzaj umowy o dzieło? Kluczowy jest fakt, że tego rodzaju umowa jest umową rezultatu tj. wykonawcę możemy zobowiązać do osiągnięcia konkretnego rezultatu i rozliczyć go z tego efektu. Inaczej mówiąc, architekt nie może zasłaniać się twierdzeniem, że działał starannie w celu wykonania umowy i nie odpowiada za ostateczny wynik tych prac.
Jak przy każdej umowie o dzieło termin przedawnienia wynosi 2 lata – liczony jest on od dnia oddania działa (dokumentacji projektowej) lub od dnia, kiedy zgodnie z umową dzieło miało być oddane. Koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Przykładowo – jeśli projekt miał być wykonany w terminie do 30 kwietnia 2022 r. to termin przedawnienia roszczeń przypada na 31 grudnia 2024 r. Po upływie powyższego terminu każda ze stron może odmówić spełnienia świadczenia (np. zapłaty wynagrodzenia) powołując się na przedawnienie.
4. JAKIE KWESTIE WARTO UREGULOWAĆ W UMOWIE O PRACE PROJEKTOWE?
Dobrze przygotowana umowa o prace projektowe to swego rodzaju gwarancja zabezpieczenia naszych praw, zarówno na etapie sporządzania projektu, jak i na etapie późniejszym, kiedy mogą zostać ujawnione ewentualne błędy dokumentacji projektowej. Poniżej omawiam kilka elementów, na które warto zwrócić uwagę podczas przygotowywania umowy.
4.1. ZAKRES UMOWY O PRACE PROJEKTOWE
Przedmiot umowy powinien być określony w sposób jednoznaczny i jak najbardziej szczegółowy. Strony mogą umówić się na wykonanie samej koncepcji projektowej, adaptację gotowego projektu domu, wykonanie projektu budowlanego, wykonanie dodatkowych projektów branżowych czy umówić się na wykonanie kompleksowej dokumentacji projektowej dla danej inwestycji. Umowa może zawierać obowiązek uzyskania pozwolenia na budowę czy innych uzgodnień i pozwoleń (np. pozwolenia wodnoprawnego, decyzji środowiskowej, pozwolenia konserwatora zabytków, zgody na umieszczenie urządzenia w pasie drogowym itp.). Przy określaniu przedmiotu umowy strony mają swobodę. Ważne jednak, aby obie strony były świadome jaki zakres prac leży po stronie projektanta. Wszelkie niejasności należy wyjaśnić jeszcze przed zawarciem umowy, a w razie wątpliwości poprosić o wskazanie jakie obowiązki leżą po stronie zlecającego prace a jakie przyjmuje na siebie projektant w ramach umówionego wynagrodzenia. Od ustalonego zakresu umowy zależeć będzie czy dane działanie powinno być dodatkowo płatne (jako niewchodzące w zakres umowy) czy możemy domagać się jego wykonania przez projektanta bez dodatkowych dopłat.
4.2. TERMIN WYKONANIA
Określenie terminu wykonania projektu jest sprawą kluczową. Dzięki temu będziemy mogli łatwo ustalić czy projektant pozostaje w opóźnieniu (bądź zwłoce – czyli zawinionym opóźnieniu) w wykonaniu swojej pracy lub czy nie opóźnia się z wykonywaniem prac tak dalece, że nie jest prawdopodobne ich wykonanie w terminie umówionym. Konsekwencje niedotrzymania terminu przez projektanta to m.in. możliwość odstąpienia od umowy czy naliczenie kar umownych (o ile zostaną określone w umowie).
4.3. WYNAGRODZENIE
Niezależnie od skomplikowania prac projektowych wynagrodzenie możemy ustalić jako stałą kwotę (wynagrodzenie ryczałtowe) lub jako zestawienie planowanych prac i przewidywanych kosztów (wynagrodzenie kosztorysowe). Dla ważności umowy ważne jest aby umowa określała co najmniej sposób ostatecznego ustalenia wysokości wynagrodzenia.
Można również dodać ustalenia odnośnie wpłaty zaliczki lub zadatku – należy pamiętać, że pojęcia te nie oznaczają tego samego. Obie formy płatności zaliczane są na poczet przyszłego wynagrodzenia, a uiszczane są najczęściej przy zawarciu umowy. Natomiast w sytuacji, w której z winy któreś ze stron nie dojdzie do realizacji umowy zaliczka jest zwracana stronie która ją dała, natomiast strona która dała zadatek może żądać zwrotu sumy dwukrotnie wyższej. Zadatek chronić będzie również projektanta – jeśli do realizacji umowy nie dojdzie z winy drugiej strony będzie on mógł otrzymany zadatek zachować.
4.4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ STRON ZA NIEWYKONANIE I NIENALEŻYTE WYKONANIE UMOWY
Warto dokładnie przemyśleć i odpowiednio uregulować odpowiedzialność stron na wypadek niewykonania i nienależytego wykonania umowy o prace projektowe. Nawet jeśli nie zawrzemy odpowiednich klauzul w umowie w pewnych sytuacjach możliwe będzie np. odstąpienie od umowy, bowiem odpowiednie regulacje zawarte są w kodeksie cywilnym. Umownie można natomiast przewidzieć więcej podstaw umożliwiających nam zerwanie współpracy, która nie będzie dla nas korzystna. Nie będzie również możliwości naliczenia kar umownych za nieterminowe wykonanie dokumentacji projektowej, jeśli nie zawarto odpowiednich klauzul w umowie.
Możliwe jest również przewidzenie odpowiednich gwarancji należytego wykonania umowy (np. kaucji gwarancyjnej) czy przewidzieć obowiązek posiadania ubezpieczenia OC przez projektanta. Możliwe jest również odpowiednie uregulowanie kwestii dotyczących ewentualnych wad projektu (np. modyfikacja zasad dotyczących rękojmi czy udzielenie gwarancji na wykonane prace).
Nie każdy zdaje sobie sprawę, że w razie ujawnienia się wad dokumentacji projektowej wykonawca prac budowlanych w pierwszej kolejności będzie dochodził odpowiedzialności od inwestora, bowiem to pomiędzy tymi podmiotami zawierana jest umowa o roboty budowlane. Oznacza to, że jeśli okaże się, że konieczne jest poniesienie dodatkowych kosztów przez wykonawcę np. ze względu na to, że w projekcie przewidziano nieodpowiedni rodzaj materiałów (np. niedopuszczalnych ze względu na przepisy przeciwpożarowe) – to inwestor będzie odpowiadał przed wykonawcą. Dopiero w dalszej kolejności inwestor będzie mógł zwrócić się do projektanta o rekompensatę poniesionych kosztów. Warto przewidzieć odpowiednie mechanizmy chroniące inwestora na wypadek ujawnienia wad dokumentacji projektowej już na etapie podpisywania umowy z projektantem.
4.5. PRAWA AUTORSKIE
Bardzo często zapomina się, że dokumentacja projektowa jest utworem w rozumieniu prawa autorskiego, dlatego jej twórcy przysługiwać będą osobiste oraz majątkowe prawa autorskie. Należy zadbać, aby umowa regulowała kwestię bądź udzielenia licencji bądź przeniesienia autorskich praw majątkowych – wraz ze wskazaniem stosownych pól eksploatacji (czyli zakresów, w jakich możliwe będzie korzystanie z dzieła) oraz regulację dotyczącą możliwości wprowadzania zmian (udzielenie praw zależnych oraz zasad korzystania z powstałych opracowań).
5. UWAGI KOŃCOWE
Podsumowując, umowa o prace projektowe to kluczowy dokument dla każdego, kto planuje współpracę z architektem. Jest to nie tylko instrument zabezpieczający interesy obu stron, ale także fundament skutecznej i efektywnej współpracy. Dzięki dokładnemu określeniu warunków współpracy, unikamy potencjalnych nieporozumień i konfliktów w trakcie realizacji projektu. Warto zadbać o jasne sformułowanie kluczowych punktów, takich jak zakres prac, terminy realizacji, wynagrodzenie, a także określić odpowiedzialność stron czy wprowadzić zapisy dotyczące praw własności intelektualnej. Warto poświęcić czas na szczegółowe omówienie wszelkich aspektów współpracy, by obie strony były w pełni zadowolone z rezultatów.
Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej świadczonej w indywidualnej sprawie i w zależności od okoliczności faktycznych danej sprawy może być ona różnie interpretowana. Niniejszy artykuł został sporządzony wg stanu prawnego na dzień 15 stycznia 2024 r., po tym czasie stan prawny mógł ulec zmianie.
Przygotowywałam i analizowałam wiele umów o prace projektowe – zarówno tych na wykonanie projektu domu jednorodzinnego, jak i na opracowanie dokumentacji dla dużych obiektów. Jeśli potrzebujesz wsparcia na etapie opracowania umowy, jej wykonywania lub rozliczenia zapraszam do kontaktu pod adresem: kancelaria@rzeznicka.pl.
Jeśli potrzebujesz porady prawnej w konkretnej sprawie skontaktuj się ze mną. Możliwe jest również wsparcie na etapie wyboru nieruchomości, zakupu, jak i na każdym z etapów budowy. Zapraszam do kontaktu: https://www.rzeznicka.pl/kontakt/
Adwokat Karolina Rzeźnicka
Od ponad 10 lat świadczę pomoc prawną na rzecz osób fizycznych i prawnych, przedsiębiorców oraz jednostek samorządu terytorialnego. Specjalizuję się w sprawach z zakresu prawa własności intelektualnej, w tym prawa autorskiego oraz prawie nieruchomości. Prowadzę postępowania sądowe, administracyjne, przygotowuję oraz weryfikuję umowy.
Ostatnie wpisy
- [#1] KAŻDY PRZEDSIĘBIORCA POWINIEN… upewnić się z kim zawiera umowę
- UMOWA O PRACE PROJEKTOWE – na co należy zwrócić uwagę zawierając umowę z architektem?
- WYBÓR PROJEKTU DOMU – ograniczenia wynikające z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, decyzji o warunkach zabudowy oraz warunków technicznych
- WYBÓR DZIAŁKI POD BUDOWĘ DOMU – OD CZEGO ZACZĄĆ I NA CO UWAŻAĆ?
Czytanie Twojego wpisu to jak podróż po malowniczym krajobrazie myśli – pełnym barw, głębi i światła! Jeśli kiedykolwiek zdecydujesz się wydać książkę, na pewno znajdziesz rzeszę wiernych czytelników!
This piece feels like a gentle invitation to think more deeply, while never losing the sense of wonder.
Świetny artykuł! Może dorzuciłbyś w przyszłości trochę więcej przykładów? To by było jeszcze lepsze!